Organisation - Kalender

 Ich will beim besten Willen keine Alloundertipps geben, die Euch suggerieren sollen, alles genau so zu machen. Es wird sich durch diesen Artikel nicht auf einmal Euer ganzes Leben ändern und verbessern. Aber ich möchte Euch zeigen, wie ich meine Woche angehe.

 

 

 

Schritt 1

Schreibt Euch alle Aufgaben/Pläne/ziele unstrukturiert, wie sie gerade aus dem Kopf kommen, auf. In der Phase ist es nicht wichtig diese zu gliedern oder zu unterteilen. Es kommt nur auf die Vollständigkeit an. Vor allem erschreckt Euch nicht vor der Länge der Liste! Ihr werdet sehen, dass ist gar nicht mal so viel sobald man es durchplant.

Versucht einmal in der Woche eine fixe Zeit für Eure Organisation einzuplanen. Bei mir ist es meist Sonntagsnachmittag für ca. 20 Minuten.

 

Tipp! Ich möchte Euch einen guten Ansatz, den ich in vielen Blogs gelesen habe, nicht vorenthalten: Alles was weniger als 5 Minuten dauert wird nicht auf eine Arbeitsliste geschrieben, sondern einfach gemacht!

 

 

Schritt 2

Fixe Termine werden sofort in den Kalender, egal ob digital oder in Papierform, eingetragen. Welche Form Euch dabei eher liegt, müsst Ihr selbst entscheiden. Ich persönlich benutze einen Taschenkalender in Papierform für To-Do-Listen und den Kalender vom Mobile Phone für Termine, da mir dieses vorab eine zusätzliche Erinnerung schicken kann.

 

 

Schritt 3

Definiert Euch Farben. Bei mir sind sie zugegeben doppelt belegt - vielleicht finde ich da noch eine bessere Lösung.

Die Aufgaben sind bei mir nach dem ABC-Prinzip unterhalb dieser Farben mit einem x oder !-Zeichen gegliedert.

 

Rot= wichtig und dringlich

Blau= wichtig, aber nicht dringlich

Grün = nicht dringlich

 

Wie schon früher erwähnt, muss ich Hauptberuf, Nebenberuf und Privatleben unter einen Hut bringen. Daher sind wichtige Termine (aus allen meinen Bereichen) rot in Papierform und noch einmal digital mit Erinnerungsfunktion eingetragen. Fortlaufende Projekte bekommen einen grünen Titel bis zum gesetzten Zielzeitpunkt. Zu guter Letzt ist Schwarz meine Farbe für Ideen/Gedanken oder Kritzeleien.

 

 

Schritt 4

Nehmt Eure Liste aus Schritt 1 zur Hand und gliedert diese nach dem ABC-Prinzip. Jeder einzelne Punkt sollte klassifiziert werden. überlegt Euch auch, ab wann die "wichtig, aber nicht dringlich-Aufgaben", sowie die "nicht dringlichen Aufgaben" dann doch dringlich werden und notiert Euch auch diesen Zeitpunkt.

Zusätzlich unterteile ich persönlich noch in Home, HuS, Learning, Fitness, Beauty, Friends und Sonstiges.

Bevor Ihr Euch wundert, wieso ich Friends als eigenen Punkt habe: Bei diesem geht es nicht um Aktivitäten mit meinen Freunden, sondern eher um Gefallen die ich Ihnen tun möchte. - Bücher/DVD´s, die ich zurückgeben muss etc. pp.

Alle Treffen mit Freunden werden bei mir genau wie wichtige Arbeitstermine gehandhabt und Rot in Papierform, sowie digital mit Erinnerungsfunktion eingetragen.

Ebenfalls kann man an meiner Einteilung sehen, dass ich versuche mich selbst ganzheitlich zu betrachten. All zu leicht schüttet man sich mit immer mehr beruflichen Aufgaben zu und vernachlässigt dadurch z.B. den Sport. Aber wenn man es mal ganz ehrlich betrachtet, soziologisch führen wir zwar in jedem Bereich eine andere Rolle aus, aber im Schnitt ist man doch nur ein Mensch!

 

 

Schritt 5 - Die Kür

Noch einmal müsst Ihr Eure Liste zur Hand nehmen. Versucht nun sinnvoll Eure Woche zu verpacken. Teilt erst alle Eure dringlichen Punkte ein und arbeitet Euch dann zu den nicht wichtigen durch.

 

Weshalb ich diesen Schritt die Kür nenne? Es ist gar nicht so leicht sich nicht an manchen Tagen zu überplanen. In unzähligen Büchern oder auch im Internet kursieren viele Prinzipien dazu, wie zum Beispiel " 4 dringliche, 2 wichtige und 1 unwichtige Aufgabe pro Tag" zu erledigen. Wenn ich so zurück denke, habe ich gefühlt jedes Prinzip schon einmal ausprobiert. Viele hatten Vorteile, viele auch Nachteile.

 

In diesem Jahr habe ich, bevor meine Kalenderorganisation 2018 anfing, 3 Wochen einmal alles notiert was ich am Tag so gemacht habe. Zu dem Zeitpunkt sogar alle kleinen, schnellen Tätigkeiten um heraus zu finden, was für mich machbar ist und wo ich an den Punkt komme überplant zu sein. Eine wichtige Erkenntnis war vor allem zu erkennen, wie viel Pufferzeit ich täglich persönlich benötige. Diese Vorbereitung kann ich nur jedem empfehlen. Denn jeder hat seinen eigenen Biorhythmus und führt sein eigenes Leben mit seinen eigenen Herausforderungen.

 

Versucht die Punkte, die man kombinieren kann, zusammen zu führen. Keiner fährt gerne an das andere Ende der Stadt um etwas von der Reinigung zu holen und muss tags drauf noch einmal hin um in einen Vortrag zu gehen. Also erspart Euch unnötige Wege, außer es geht wirklich zeitlich nicht anders. 

Nützt Autofahrten oder öffentliche Verkehrsmittel sinnvoll. Ich persönlich lese auf dem Hinweg zur Arbeit immer ein Wirtschafts- oder Coachingbuch, da ist der Kopf noch frisch und meine Konzentrationsfähigkeit ist auf dem höchsten Punkt. Auf dem Heimweg bin ich meist eher müder und höre gerne Podcast oder schaue mir "leichte" Tutorials an. 

Lernt in diesem Zuge auch Euren Biorhythmus kennen: Wann bin ich leistungsfähig? Wann brauche ich Ruhephasen? Vor allem: Hört auf Ihn! Zugegeben, es ist nicht immer möglich, aber man kann keinen Bestseller schreiben, wenn der Körper nach Schlaf schreit.

 

 

Schritt 6

Meine liebste Tätigkeit: Abhaken!

Es ist schon gut für sein Ego zu sehen, was man alles so geschafft hat am Tag. Seid aber auch ehrlich und beschriftet die Punkte die Ihr nicht geschafft habt. Diese sollten auf den nächsten Tag wandern und dort als Erstes gemacht werden. Falls Ihr merkt, dass Ihr längere Zeit immer gewisse Dinge nicht schafft, dann überlegt Euch woran das liegt und ob man es mit einer Belohnung versüßen kann. Eventuell ist Euer Kalender überplant, dann versucht noch einmal eine sinnvollere Einteilung zu finden.

 

Nicht vergessen: Es ist fast alles machbar, man muss nur den richtigen Weg finden!

 

In dem Sinne, viel Spaß und Erfolg

 

Eure Brigitte vom HuS-Team